Pernahkan Anda mengeluh terhadap pelayanan atau kualitas produk suatu barang maupun jasa melalui telepon? Atau mungkin Anda pernah berhadapan dengan orang yang mengeluh terhadap produk yang Anda jual atau tawarkan? Pelanggan yang mengeluh atau komplain bukanlah hal baru disetiap unit bisnis dibidang apapun, karena namanya juga produk maupun sistem yang dibuat manusia, pasti akan ada kekurangan atau hal yang kurang memuaskan. Jadi sebenernya gak perlu dibesar-besarkan asalkan tetap tenang dan mampu mengatasinya. Aku sendiri pernah bekerja sebagai pegawai bagian humas yang terkadang harus berhadapan langsung dengan klien atau customer yang mengeluh akan layanan yang diberikan secara langsung maupun lewat telepon.
Biasanya mengeluh lewat telepon adalah tahapan pertama ketika pelanggan mulai mengeluhkan produk kita sebelum mereka akan semakin marah terhadap barang atau jasa yang kita pasarkan jika tidak segera ditangani. Intinya si kita harus siap mendengarkan apa yang mereka keluhkan, memberikan pengertian maupun klarifikasi kepada mereka sesuai keperluan, dan memberikan solusi agar hal tersebut tidak berulang agar keluhan mereka tidak semakin besar menjadi kemarahan, kekecewaan, apalagi dendam. Meskipun pada prakteknya hal ini terkadang menjadi tidak mudah ketika karakter customernya sulit diberi pengertian dan dari pihak perusahaan tidak melakukan perbaikan siginifikan agar hal itu tidak terulang. Namun sebagai bagian yang mengurusi keluhan customer, pihak ini harus siap sedia untuk menghadapi customer yang komplain, khususnya yang melalui telepon. Barikut ini tips menangani keluhan customer by phone secara umum
- Tetap tenang dan jangan mudah terpancing emosi
- Dengarkan apa yang konsumen sampaikan
- Catat semua komplain pelanggan dan jadikan bahan dokumentasi dan evaluasi
- Atur dengan baik intonasi bicara Anda
- Cari cara untuk mencairkan suasana (minta maaf dan membarikan harapan agar solusi segera terselesaikan)
- Jangan menjanjikan hal yang tidak mungkin bisa dipenuhi
- Minta bantuan yang lebih berpengalaman atau atasan Anda bila pembicaraan telah berubah kasar atau solusi yang tak terpecahkan
- Ucapkan terima kasih atas keluhan yang disampaikan
- Lakukan follow up dan realisasi dari solusi yang disepakati.
Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika menerima telepon customer yang komplain :
- Tunjukkan sikap dengan pernyataan ingin membantu.
- Jaga intonasi suara, jangan terlalu lemah tetapi juga jangan terlalu keras seperti orang sedang marah.
- Pilih kata-kata yang sopan, ramah, dan mudah dimengerti.
- Jangan mengangkat telepon jika Anda masih berbicara dengan orang lain.
- Jangan makan/minum selama berbicara di telepon.
- Jangan menguap.
- Dengarkan dengan baik yang customer katakan dan jangan memotong pembicaraan.
- Jangan berbicara dengan orang ketiga di sekitar Anda pada saat Anda sedang berbicara di telepon.
- Gunakan sapaan atau kalimat yang berbeda-beda sehingga tidak terkesan kaku.
- Kalo bisa, hindari menelepon pada kondisi ribut di sekitar Anda.
- Jangan terlalu lama menggunakan hold, dan membuat customer terlalu lama menunggu
Hal-Hal yang harus dihindari oleh bagian penanganan komplain ketika menerima telepon :
- Membiarkan telepon berdering terlalu lama
- Berbicara sambil makan
- Berbicara bertele – tele
- Tidak mengucapkan salam
- Tidak menyebutkan identitas
- Terburu – buru menutup telepon
- Terlalu Mendominasi pembicaraan
- Tidak menanyakan pesan kepada penelpon
- Berbicara terlalu keras
- Meminta customer untuk menelpon kembali
- Membiarkan penelpon menunggu terlalu lama
- Mendengarkan komplain tanpa menyiapkan catatan
- Meletakkan gagang telepon dengan kasar
- Tidak mengucapkan terima kasih.
Semoga bermanfaat.