Secara umum memilih printer untuk personal maupun perkantoran pada dasarnya memiliki poin-poin yang hampir sama. Namun untuk segment small medium business (SMB) dan enterprise, hal ini membutuhkan kejelian lebih agar budget kantor tidak terbuang sia-sia dan menjadi lebih hemat namun tetap bisa produktif. Semakin banyak kantor yang sekarang menerapkan paperless untuk menghemat biaya cetak dan mendukung kampanye penghijauan. Namun, tidak semua kantor siap dengan untuk merubah habit dokumentasi dan cetaknya. Biasanya akan berlangsung perlahan. Namun biasanya yang sulit dihilangkan adalah bagian legal, administrasi, keuangan, dan human resource, karena biasanya membutuhkan bukti dokumen cetak yang sudah menjadi bagian dari SOP nya. Berikut ini adalah hal-hal yang perlu dipertimbangkan ketika akan membeli printer untuk segment medium business dan bisa juga untuk enterprise berdasarkan pengalaman ku dulu bekerja di perusahaan di bidang printer dan bagiannya.
1. Identifikasi kebutuhan cetak di tim kerja Anda
Langkah pertama untuk memilih printer yang tepat untuk penggunaan di kantor adalah menidentifikasi dengan cermat kebutuhan cetak di masing-masing tim kerja di kantor Anda. Jangan sama ratakan semua printer di divisi di kantor Anda. Karena kemungkinan besar akan ada perbedaan kebutuhan cetak. Kebutuhan cetak, pola ngeprint karyawan, maupun load kerja setiap divisi tentu akan berbeda. Diskusikan dengan bagian IT atau bagian yang akan maintenance printer, atau bagian pembelian Misalnya printer di divisi HRD akan beda dengan yang dibutuhkan di divisi marketing maupun R & D di perusahaan atau kantor Anda. Agar kerja menjadi lebih cepat dan maksimal, namun pengeluaran untuk biaya cetak bisa lebih hemat perlu kecermatan dalam mengidentifikasi kebutuhan cetak di tiap divisi.
Contoh : Divisi keuangan di kantor akan mengganti semua printer yang lama dengan yang baru, jumlah personil di tim bagian atau divisi keuangan misalnya ada 10 orang. Jumlah halaman kertas yang diprint tiap bulan dalam 1 tim ini rata-rata misalnya minimal 4-5 rim kertas atau sekitar 2000-2500 lembar kertas A4. Cara mengetahui jumlah kebutuhan cetaknya bisa dilihat dari catatan pembelian kertas untuk ngeprint tiap bulannya atau bisa dilihat dari printer counter pada masing-masing printer kemudian jumlahkan. Lalu tanyakan pada tim Anda, jenis dokumen yang dicetak apa saja. Misalnya file yang di cetak biasanya adalah dokumentasi cash flow, pencatatan penggajian karyawan, dokumen pembelian barang, laporan keuangan bulanan, dan lain sebagainya yang tidak berwarna atau hitam putih alias monokrom. Anda juga menemukan bahwa tim ini terkadang juga butuh scan dan copy nota belanja maupun cek misalnya. Dengan pola seperti ini maka sebaiknya tim ini minimal membeli printer :
Opsi pertama : 2 unit printer laser monokrom (hitam putih) yang menggunakan cartridge toner dengan kapasitas cetak minimal 1000 yang didukung koneksi jaringan LAN network ataupun wifi. Yang satu unit adalah printer laser monokrom single function, biasanya dipatok dengan harga sekitar 1 jutaan rupiah dan unit printer yang kedua adalah printer laser monokrom multifunction dengan tambahan fitur scan dan copy dengan harga biasanya sekitar 2 jutaan rupiah sudah cukup bagus dan bisa menakomodir kebutuhan. Printer laser tersebut bisa disetting untuk penggunaan bersama dengan wifi atau jaringan LAN yang bisa digunakan bersama tim tersebut. Namun sebaiknya si, satu printer di set maksimal untuk 5 user saja. Agar tidak terlalu membebani kerja memori printer. Estimasikan penggantian toner cartridge nya sekitar 1-2 kali dalam sebulan untuk masing-masing printer. Bisa pilih menggunakan toner original, toner compatible, maupun toner refill. Kembali pada kemampuan dan keputusan penggunaan dana masing-masing kantor dalam kebutuhan tersebut.
Opsi Kedua : 2 unit printer laser monokrom (hitam putih) single function yang menggunakan cartridge toner dengan kapasitas cetak minimal 1000 pageyields yang didukung koneksi jaringan LAN network ataupun wifi ditambah 1 unit printer inkjet (printer tinta) yang memiliki fitur print, scan, copy. Bisa printer inkjet yang monokrom maupun printer inkjet yang berwarna. Untuk harga printer inkjet mulitifungsi ini biasanya mulai 900 ribuan rupiah. Namun saya sarankan sebaiknya menggunakan printer inkjet multifungsi yang memiliki fitur inktank bawaan pabrik, agar mudah dalam isi ulang tinta. Harga printer inkjet jenis ini biasanya mulai di harga dua jutaan rupiah. Untuk printer lasernya bisa pilih menggunakan toner original, toner compatible, maupun toner refill. Sedangkan yang printer inkjet sebaiknya selalu membeli tinta original yang kini harganya makin terjangkau, tidak merusak garansinya, dan hasil cetak yang terjamin. Kembali pada kemampuan dan keputusan penggunaan dana masing-masing kantor dalam kebutuhan tersebut.
Kedua opsi tersebut akan jauh lebih hemat dan efisien dibandingkan Anda membelikan setiap anggota tim kerja Anda satu orang satu printer inkjet, yang berarti membeli 10 unit printer atau 2 orang satu printer. Yang berarti 5 printer. Walaupun dibelikan printer inkjet yang lebih murah, namun jumlah printer yang dimaintenance akan semakin banyak, jumlah tinta yang dibeli juga lebih banyak, namun kecepatan cetaknya tidak sebaik printer laser serta yang pasti performa kerjanya di kantor tersebut akan sedikit terhambat ketika berhubungan dalam hal mencetak file penting atau urgent. Namun jika tim kerja di kantor tidak sampai 5 orang dan hanya dua orang yang sering mencetak atau diberi akses untuk print, maka cukup membeli 1 atau 2 unit printer. Kembali pada kebutuhan cetak masing-masing kantor. Oh ya, jika Anda memilih menggunakan printer laser, pastikan listrik dikantor tegangannya cukup stabil dan daya listriknya cukup besar. Karena angkatan listrik awal printer laser membutuhkan daya yang lumayan besar, bahkan lebih besar dari PC kantor pada umumnya.
2. Pastikan Budget atau Dana Yang Disiapkan
Pastikan berapa budget dan dana yang akan diajukan ke bagian keuangan kantor atau ke bagian pengadaan maupun pembelian barang. Sehingga dapat memilih produk printer yang sesuai dengan kebutuhan cetak dan budget dari kantor. Jangan karena yang penting uang kantor, Anda membeli printer yang paling mahal tanpa melihat efektifitas penggunaan maupun kondisi keuangan kantor. Perkirakan juga budget untuk perawatan dan pengeluaran untuk pembelian cartridge atau tinta yang pasti akan diperlukan. Sehingga hasil yang dicapai bisa semaksimal mungkin. Minta lah penawaran resmi dari beberapa toko printer yang terpercaya dan juga secara online sebagai pembanding untuk spesifikasi dan juga harganya. Jangan lupa untuk meminta special price jika printer yang dibutuhkan kantor Anda sangat banyak. Jika kantor Anda memiliki kebijakan dengan pencatatan keuangannya tidak suka akan penyusutan, bisa dipertimbangkan untuk sewa printer agar tidak perlu menjadi beban asset dalam pencatatan keuangannya. Meski sebenarnya banyak biaya tersembungi jika kita tidak cermat memilih vendor sewa printernya.
3. Kecepatan Cetak
Kecepatan cetak menjadi salah satu hal yang harus dipertimbangkan jika kantor memiliki kebutuhan cetak yang tinggi misalnya Anda sering ngeprint file dengan ratusan halaman yang harus dicetak dan sering dalam kebutuhan urgent. Maka printer laser menjadi opsi yang paling tepat jika budgetnya juga sesuai. Printer inkjet yang sekarang beredar cukup bisa memenuhi kebutuhan cetak cepat. Hanya saja untuk printer inkjet yang memiliki kecepatan cetak setara dengan printer laser harganya masih cukup tinggi dan consumable nya masih cukup mahal. Semua kembali kepada seberapa banyak kebutuhan cetak Anda. Namun di masa yang akan datang, printer inkjet berkecepatan tinggi akan menjadi trend di Indonesia selama kegiatan ngeprint masih dibutuhkan, karena di Indonesia printer inkjet lebih banyak penggunanya dan lebih popular dibandingkan printer laser. Untuk mengetahui kecepatan cetak mesin printer, bisa menanyakan kepada para penjual printer, cek di website resminya, atau mencoba sendiri printer yang akan Anda beli, jika ada sample produk yang bisa Anda coba untuk mengetahui seberapa cepat proses mencetaknya.
4. Cek Review Produknya
Cek review printer yang ingin dibeli dengan mencari tau secara online maupun bertanya pada kenalan yang juga menggunakan printer. Meski untuk printer segmen kantoran memang review yang proper biasanya belum terlalu banyak karena sangat segmented jika di Indonesia. Solusinya adalah melihat review dari luar negeri. Pasti ada yang share pengalamannya menggunakan printer secara online di blog, website teknologi, sosial media, maupun youtube. Tinggal kita pilih secara cermat review tersebut, karena terkadang kita akan menemukan review printer yang sebenarnya adalah advertorial maupun konten berbayar dari principal printer.
5. Cek Garansi Produk dan Vendor Printer Anda
Sebaiknya beli lah printer baru agar setidaknya ada jaminan umur penggunaan yang lebih panjang dan garansi produk yang pasti, dibandingkan membeli printer second. Kecuali kantor Anda memiliki tim yang biasa mengurus sendiri printer second. Tapi biasanya umurnya lebih pendek atau akan berhadapan dengan urusan spare part. Rata-rata printer baru memiliki garansi dari pabrik selama 1 tahun. Tapi ada juga yang 2 dan 3 tahun garansi, namun biasanya ada syarat khusus yang berbeda dari masing-masing vendor printer. Ada tipikal perkantoran yang biasanya memiliki sistem pengadaan barang yang terbuka, ada juga yang tertutup maupun penunjukan langsung supplier nya. Tergantung kebijakan kantor tersebut dan kecekatan bagian pembelian barang, purchasing, maupun bagian pengadaan barang, termasuk untuk pembelian printer kantor. Pastikan Anda membeli printer atau vendor yang ditunjuk untuk menyuplai printer ke kantor Anda adalah yang berpengalaman di bidang printer dan perawatannya.
Jika di kantor Anda tidak ada divisi yang terbiasa melakukan maintenance printer secara internal, tidak ada salahnya untuk memilih supplier printer yang memberikan jasa perawatan printernya juga. Misalnya bisa cek apakah mereka memiliki teknisi printer yang memiliki sertifikat pelatihan resmi dari produsen printer, atau si supplier tersebut memiliki sertifikat sebagai dealer resmi maupun servis center dari printer merk tertentu. Jika ingin lebih hemat, minta lah mereka untuk memberikan maintenance printer, menyuplai printer consumablenya, dan membantu mengisi tinta nya jika perlu secara gratis dengan menawarkan kontrak kerja sama jaga panjang. Jadi tim kerja di kantor Anda tidak perlu mengurusi urusan refill printer, beli tintanya, maupun maintenance printernya. Cari beberapa vendor untuk perbandingan. Di era sekarang pasti banyak yang mau memberikan jasa tersebut secara gratis, karena mereka sudah mendapatkan keuntungan dari jualan printer dan tinta/toner printernya kepada Anda, apalagi sudah ada perjanjian kontrak kerja sama jangka panjang. Yang penting pastikan mereka bisa memberikan jaminan fast respon ketika dibutuhkan, ketersediaan spare part, dan back up printer.
6. Resolusi Cetak
Bagian segment market printer perkantoran medium bisnis dan enterprise, kebanyakan membutuhkan resolusi cetak yang baik. Meski tidak disemua divisi, ada yang penting jika hasil cetak printer monokrom adalah bersih, hitam jelas pada setiap isinya, dan font nya terlihat tidak terlalu tipis. Sedangkan ada juga salah divisi kantor yang membutuhkan printer A3 warna dengan hasil cetak yang jelas. Biasanya untuk mencetak approval mock up kemasan baru, poster iklan baru, atau desain produk baru yang jika mengikuti standar ISO Management harus ada pencatatan pengajuan dan approval yang didokumentasikan. Jika tidak terlalu sering biasanya mereka menyerahkan ke print shop. Namun jika hal ini sering dibutuhkan, maka sebaiknya memang memiliki printer untuk kebutuhan seperti ini di kantor. Resolusi printer warna saat ini yang beredar di market Indonesia rata-rata sudah cukup baik, tinggal bagaimana kita merawatnya dan kualitas consumable printernya.
7. Cek Ketersediaan Consumable Printernya
Consumable printer yang aku maksud disini adalah tinta printer atau toner printernya. Sudah menjadi rahasia umum bahwa bisnis printer adalah tentang consumable printernya. Profit dari penjualan unit printer secara umum tidak lebih besar dari penjualan consumable printer, karena menjual printer hanya satu unit, tapi menjual tinta printer atau toner printernya secara continue untuk printer tersebut sampai printer tersebut tidak lagi digunakan profitnya bisa lebih banyak. Pastikan consumable yang digunakan untuk printer kantor yang akan dibeli adalah yang mudah dijumpai di toko-toko printer terdekat maupun toko online. Biasanya jika ada pengadaan printer oleh instansi atau perusahaan, para vendor atau reseller printer untuk kantor tersebut akan menawarkan printer-printer terbaru. Bahkan printer yang kadang belum masuk ke Indonesia sudah ditawarkan. Padahal consumable printernya biasanya baru akan masuk ke penjual jika ada permintaan dari pasar atau saran dari principle printer. Tapi jika printer tersebut hanya dipakai di satu group kantor itu saja, maka biasanya akan terjadi keterlambatan masuk ke Indonesia atau hanya masuk dalam jumlah terbatas. Sehingga harganya sangat tinggi.
Buat vendor si happy, tapi buat user nya kebingungan karena toner/tinta printer bawaan nya sudah habis, tapi isi ulangnya atau consumble printernya belum bisa mereka temukan di pasaran bahkan di supplier tempat mereka beli printer. Terkadang memang ada vendor nakal yang sengaja melakukan hal tersebut agar kantor tersebut hanya bisa membeli consumable dari mereka dengan harga tinggi, karena hanya jaringan bisnis mereka yang menjualnya. Hal ini beberapa kali terjadi di beberapa instansi pemerintah di Indonesia. Salah satu instansi mengadakan pengadaan printer secara nasional, mereka (vendor nakal) memasukan tipe printer terbaru yang belum pernah dijual di Indonesia sebelumnya. Secara harga dan spesifikasi, produk tersebut memenuhi syarat menjadi pemenang lelang, dan consumable nya mereka menjamin pasti tersedia karena seri produk tersebut dipasarkan secara global. Namun kemudian setelah pemenang ditunjuk, printer di kirimkan ke berbagai kantor perwakilan, muncul masalah baru yaitu consumable printer untuk tipe printer yang dijual di instansi tersebut hanya bisa menggunakan consumable printer yang dijual oleh vendor tersebut. Printer yang dikirim ke instansi tersebut sudah dimodifikasi hanya bisa membaca chip dengan kode tertentu dari consumable yang dijual vendor tersebut. Jadi jika pakai consumable printer yang menggunakan chip sama dengan seri produk global atau internasionalnya, printer yang digunakan instansi tersebut tidak dapat membacanya. Vendor tersebut menjual produk consumable nya lebih tinggi dari harga eceran tertinggi. Si instansi tersebut tidak punya pilihan lain, selain membeli dari vendor tersebut selama beberapa tahun. Mereka pun harus merubah rencana anggaran belanja consumable tersebut di masing-masing kantor perwakilan, karena harga nya lebih tinggi dari harga perkiraan. Printer tersebut mau tidak mau tetap digunakan sampai printer rusak atau hingga pengadaan printer baru selanjutnya beberapa tahun kemudian.
Semoga bermanfaat.
